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有效沟通数据
Thomas Schmidt
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这篇博文最初发表在 Data Analysis Journal，作者是我们的分析工程师 Thomas Schmidt。
TL;DR：通过清晰、可操作的沟通弥合数据和决策之间的差距
- 理解核心问题并根据听众的需求定制您的信息。
- 从 TL;DR 开始： 摘要关键见解，以节省高管的时间。
- 保持简洁。 从演示文稿中删除不必要的细节和杂乱。
- 有选择地使用颜色。 突出关键点并创建视觉联系。
- 做出大胆的陈述。 提供自信的建议，并使用附录进行详细说明。
→ 在下一次演示中使用这些策略，以确保您的数据见解能够推动明智的决策。
您是否曾试图在异国他乡向一位不会说您语言的人获取方向？我第一次向执行团队展示复杂的数据分析时，感觉就像那样。虽然数据对我来说是有意义的，但感觉就像我跟他们说着一门外语。就像翻译可以弥合差距一样，我们需要将我们的分析转化为执行者可以采取行动的东西。有效的沟通不仅仅是分享见解——它还关乎确保这些见解被理解并推动决策。在这篇文章中，我将分享我学会如何将数据转化为对执行者清晰、可操作的信息的经验。
确定真正的问题并根据听众的需求定制您的信息
在我们的数据工作中，我们常常受到好奇心的驱使，以及使用数据解决问题的乐趣。然而，在深入分析项目之前，了解两个关键方面至关重要：核心问题和听众。
了解核心问题
利益相关者常常带着他们心中已有的解决方案来找我们（“我需要 X 数据”）。通过深入了解“为什么”并理解请求背后的核心问题，我们可以选择一种更适合他们需求的更好方法，从而取得更好的项目成果。了解您要解决的问题将为您接下来的决策提供依据，并影响您推荐的下一步行动。
了解您的听众
我们不希望发现自己处于听众感觉我们在跟他们说着一门外语的境地。高管们并没有和我们一起经历整个分析过程。因此，我们需要为他们翻译我们的发现。在进行沟通之前，请考虑以下几点：
- 确定对他们和他们当前优先事项重要的是什么。 通常，这意味着战略见解和可操作的建议比您为项目使用的炫酷机器学习算法的细节更受欢迎。
- 我们需要解释什么，他们已经知道什么？ 高管通常在更抽象的层面上工作，不一定知道（也不关心）过程的每一个微小细节。说听众的（领域）语言！解释缩略语，或者干脆不使用它们。并非所有人都知道“ICP”（理想客户画像）是什么，并且根据领域，它甚至可能意味着不同的东西。
- 如何开始我们的叙述以引起人们的兴趣。 和销售总监谈话？如果您开始告诉他们这将为他们提供击败竞争对手的见解，您将赢得他们的关注。
- 什么是最好的演示格式。 每种格式都有其优缺点：书面文档可能适用于异步沟通，但人们在阅读时会“独自一人”。与现场演示相比，您无法用语言澄清事情，因为在现场演示中他们可以直接提问（但可能很难找到与高管们重叠的时间段）。请务必认真考虑这一点。
- 评估您的人际关系和信任程度。 在 Shopify，我们使用了“信任电池”的概念。确保您知道“它有多满”——这将影响人们如何看待和听取您的意见，以及您需要如何调整您的沟通。
不要试图一次与太多人沟通：如果您的听众太广泛，请尝试将其缩小到决策者，并根据他们的需求定制您的沟通。
提供简洁的摘要（TL;DR）并保持信息清晰直接
高管需要快速获取基本见解，以便及时做出明智的决策。在快节奏的商业世界中，他们需要兼顾多项优先事项，并且没有多少时间用于详细报告。这就是 TL;DR（太长；未读）概念的价值所在。我在 Shopify 工作期间第一次了解到这个概念，在那里我们对沟通（无论是演示、报告还是长篇 Slack 消息）都采用了类似的方法。让我们来试试吧。
开始使用 TL;DR，高管们会爱上您
- 为忙碌的高管提供快速见解。 TL;DR 提前提供基本信息，以便及时做出决策。
- 有效的制作技巧。 总结核心发现和建议，避免使用行话，并使用清晰的语言。
- 定位以产生影响力。 将 TL;DR 放在演示文稿或报告的开头，以立即吸引注意力。
- 以建议结束。 始终以建议或引人深思的问题作为行动号召。
→ 采用 TL;DR 方法以提高高管沟通的清晰度和效率。
在制作强有力的 TL;DR 时，重点应放在对听众最相关和最重要的内容上
- 用几句话总结核心发现和建议。
- 使用清晰、直接的语言，避免行话。
- 使用格式通过项目符号和粗体文本突出关键点。
- 以可操作的建议或引人深思的问题结束。
- 始终将 TL;DR 放在最前面，以立即吸引听众的注意力。
专业提示：添加指向具有详细数据的特定幻灯片或部分的链接，以供那些想要深入了解的人使用。
精心制作的 TL;DR 示例
示例：改善客户服务响应时间
TL;DR：更快的响应时间可提高客户满意度。
- 实施新的票务系统使平均响应时间减少了 50%。
- 更改后客户满意度评分提高了 20%。→ 建议：将该系统扩展到所有客户服务团队。
附注：我们还希望确保使用对高管有意义的 KPI 精确度。他们通常不关心小数精度数字。因此，四舍五入通常是可以的（除非您知道您的听众会关心）。如果您想了解更多关于 TL;DR 的信息，请在此 文章 中查找一些额外说明。
时间就是一切，少即是多
正如我们在 TL;DR 部分所了解到的，在我们的日常工作中，注意力是一种有限的资源，我们需要为之奋斗。以下是我过去的一些好用的技巧，以及好坏的例子。
尊重同事的时间
除了使用 TL;DR，请确保使用简洁直接的沟通。避免“废话”和不必要的信息（这是一个关于该主题的好 书），并力求将您的主要信息放在消息、幻灯片或报告部分的标题中。
使用简洁直接的沟通。避免不必要的信息，并将主要信息放在标题中。
这条消息可以改进一下：
更好的版本：
第二个消息让您可以更快地解析信息，并决定它是否相关以及您是否想深入了解（即继续阅读线程）。如果您想进一步阅读，可以在《Writing Without Bullshit》一书中找到许多很棒的额外示例。
通过减少文本和消除不必要元素来简化幻灯片和报告
以上提示与我们要介绍的下一个主题——混乱——紧密相关。
在上面的 Slack 消息示例中，您看到了许多不支持消息的额外信息，例如：
- “我听了 [...] 在我的 Podcast Addict 应用 [...] 那天我骑了 40 公里” → 您的目标受众不会在乎！如果您需要，可以发帖到 #biking 频道或告诉您的朋友。
- “它大概有一个小时，但我绝对推荐给您” → 如果有人决定点击链接，他们会自己发现。
这些是极端例子，但我们倾向于在演示文稿或报告中也添加这种“混乱”。您上次听演示文稿时，是否因为无法跟上同一张幻灯片的所有信息而开始想别的事情？在那些情况下，演示者因认知过载而失去了您的注意力。消除混乱可以帮助减轻听众的认知负担，并使他们解析您的演示文稿或报告的难度降低。
今天就可以开始做的事情
- 减少文本量。 当您进行演示时，您的幻灯片不一定需要很多文字。您会通过口头传达给听众。请注意，这对于人们自己阅读的幻灯片可能有所不同——在这种情况下，通过少量注释提供上下文可能很有帮助。
- 挑战图表中的每个元素。 查看您的每个轴、标签、数据点、网格线，并问自己：删除这个元素会改变任何事情吗？如果答案是“否”，则删除它。
- 避免 GIF 或动画。 如果对您的信息没有帮助，请避免使用。我们的大脑很容易被此类内容分散注意力。只有在有非常好的理由时才使用。
如果您正在使用 BI 工具，您通常也会在其中找到减少混乱的选项。这里有一个使用 Metabase（一个开源 BI 工具）的例子（正如您所知，这个博客就是由它提供的）。它通常带有合理的默认设置，但我们仍然可以对其进行一些调整。
这张图表需要改进：
更好的版本：
有选择地应用颜色以创建视觉连接并突出关键点
颜色是我们沟通工具箱中非常有力的工具——如果使用得当且一致。请确保有意识地使用颜色。我最喜欢的一个例子是使用颜色在幻灯片标题和图表之间建立视觉联系，我尝试使用与图表中类别相同的颜色来表示我提到的类别。此外，您可以使用黑色与灰色以及粗体与普通文本来创建视觉层次结构。这有助于引导消费者理解内容。这里有一个例子：
这张图表需要改进：
更好的版本：
添加一个关于商店重新设计导致 AOV 增加的清晰指示，可以帮助我们的故事脱颖而出。这有助于减少认知负荷，让您的同事在更短的时间内处理内容，同时增加了他们理解您信息的几率。这也可以跨幻灯片提供帮助：如果您保持您的颜色调色板，您的听众会很快意识到，并且用它来连接您之前故事中的点可以非常强大。
给出清晰、自信的建议，并使用附录进行详细说明
“不要过度修饰一切”
有一次，Shopify 的一位高管告诉我，数据科学家倾向于过度修饰一切，他常常希望大家对自己的建议更大胆一些。虽然作为数据专业人士，我们自然会希望强调我们分析的细微差别和局限性，但重要的是要记住，高管们正在寻找清晰、可操作的见解。他们宁愿得到自信的建议来快速做出战略决策，也不愿被详细介绍您的分析。
一些例子
- 修饰后的陈述：“如果实施了拟议的客户留存策略，并且市场反应良好，我们可能会看到客户流失率最高下降 5%。”
- 大胆的陈述：“实施拟议的客户留存策略将使客户流失率降低 5%。”
- 修饰后的陈述：“虽然有多种因素需要考虑，并且某些变量可能会发生变化，但我们认为新功能可能会提高用户参与度。”
- 大胆的陈述：“新功能将提高用户参与度。”
您可能会争辩说，在某些情况下添加修饰语很重要。在那些情况下，一个好方法是提供一个附录并引用它。这可能会给您更多的信心，并且高管们有机会在需要时深入了解。然而，当问题出现时，他们大多会直接问您。
总而言之，与高管进行有效沟通需要认真考虑他们的时间和需求。通过了解问题和听众，从 TL;DR 开始，消除杂乱，明智地使用颜色，并做出大胆的陈述，您可以确保您的见解被理解并带来可操作的决策。在下一次演示或报告中实施这些策略，以提高高管沟通的清晰度和有效性。
