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有效沟通数据
Thomas Schmidt
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本文最初发表在 数据分析期刊，作者是我们的分析工程师 Thomas Schmidt。
TL;DR：通过清晰、可操作的沟通，弥合数据与决策之间的鸿沟
- 理解核心问题，并根据受众的需求量身定制您的信息。
- 从 TL;DR 开始： 提前总结关键见解，以节省高管的时间。
- 保持简洁。 从演示文稿中删除不必要的细节和冗余。
- 有目的地使用颜色。 突出关键点并创建视觉连接。
- 做出大胆陈述。 提供自信的建议，并将详细信息放在附录中。
→ 在您的下一次演示中实施这些策略，以确保您的数据洞察力能够推动明智的决策。
您是否曾试图在异国从一位不会说您语言的人那里问路？第一次向高管团队展示复杂的数据分析时，我就是这种感觉。尽管数据对我来说很有意义，但对他们来说，我仿佛在说一门外语。就像翻译弥合语言鸿沟一样，我们需要将我们的分析转化为高管可以采取行动的东西。有效的沟通不仅仅是分享见解，更是确保这些见解被理解并推动决策。在这篇文章中，我将分享我学到的将数据转化为清晰、可操作的信息以供高管使用的经验。
确定真正的问题并根据受众需求定制您的信息
在数据工作中，我们通常被好奇心和使用数据解决问题的乐趣所驱动。然而，在深入分析项目之前，了解两个关键方面至关重要：核心问题和受众。
理解核心问题
利益相关者通常会带着一个预设的解决方案来找我们（“我需要数据X”）。通过深入挖掘“为什么”并理解请求背后的核心问题，我们可以选择更好的方法来满足他们的需求，从而获得更好的项目成果。了解您要解决的问题将为您的决策提供信息，并影响您建议的下一步措施。
了解您的受众
我们不想让自己陷入受众感觉我们在说外语的境地。高管们并没有经历我们所经历的整个分析过程。因此，我们需要为他们“翻译”我们的发现。在撰写沟通内容之前，请考虑以下几点：
- 确定对他们重要的内容和他们当前的优先级。 通常，这意味着战略性见解和可操作的建议比您用于项目的复杂机器学习算法的细节更受欢迎。
- 我们需要解释什么，他们已经知道什么？ 高管通常在更抽象的层面上运作，不一定知道（也不关心）流程中的每一个微小细节。说您的受众的（领域）语言！解释缩写词，或者根本不用。并非每个人都知道“ICP”（理想客户画像）是什么，而且根据领域，它甚至可能意味着不同的事物。
- 如何开始我们的叙述才能引起人们的兴趣。 与销售主管交谈？如果您一开始就告诉他们这将为他们提供如何击败竞争对手的见解，您就会引起他们的注意。
- 最佳演示格式是什么。 每种格式都有其优缺点：书面文档可能适合异步沟通，但人们在阅读时会“独自一人”。与现场演示相比，您无法用语言澄清问题，现场演示中他们可以直接提问（但可能很难找到与高管重叠的时间段）。请务必仔细考虑这一点。
- 评估您的关系和信任程度。 在 Shopify，我们使用了信任电池的概念。确保您知道“它的电量有多满”——这将影响人们如何看待和倾听您，以及您需要如何调整您的沟通方式。
不要试图同时与太多人沟通：如果您的受众太广，请尝试将其缩小到决策者，并根据他们的需求调整您的沟通方式。
预先提供简洁的摘要 (TL;DR)，并保持信息清晰直接
高管需要快速获取基本见解，以便及时做出明智决策。在快节奏的商业世界中，他们要处理多项优先事项，并且没有太多时间阅读详细报告。这就是 TL;DR（太长；没读）概念变得无价的原因。我第一次接触这个概念是在 Shopify 工作时，当时我们对沟通（无论是演示文稿、报告还是较长的 Slack 消息）都采用了类似的方法。让我们试一试。
当您开始使用 TL;DR 时，高管们会喜欢您
- 为忙碌的高管提供快速见解。 TL;DR 预先提供重要信息，以便及时做出决策。
- 有效的撰写技巧。 总结核心发现和建议，避免行话，并使用清晰的语言。
- 定位以产生影响。 将 TL;DR 放在演示文稿或报告的开头，以立即吸引注意力。
- 以建议结束。 始终以建议或启发性问题的形式发出行动号召。
→ 采用 TL;DR 方法可以提高高管沟通的清晰度和效率。
在撰写一个有力的 TL;DR 时，重点应该放在对受众最相关和最重要的内容上
- 用几句话总结核心发现和建议。
- 使用清晰、直截了当的语言，避免行话。
- 使用格式突出重点，例如项目符号和粗体文本。
- 以可操作的建议或启发性问题结束。
- 始终将 TL;DR 放在最前面，以立即吸引受众的注意力。
专业提示： 添加指向特定幻灯片或部分的链接，其中包含详细数据，供那些想深入了解的人使用。
精心制作的 TL;DR 示例
示例：改善客户服务响应时间
TL;DR：更快的响应时间带来更高的客户满意度。
- 实施新的票务系统使平均响应时间缩短了 50%。
- 更改后客户满意度评分提高了 20%。→ 建议：将系统扩展到所有客户服务团队。
旁注：我们还希望确保使用对高管有意义的 KPI 精度。他们通常不关心小数精度。因此，四舍五入通常是可以的（除非您知道您的受众会关心）。如果您想了解更多关于 TL;DR 的信息，请参阅 这篇文章 中的其他说明。
时间就是一切，少即是多
正如我们在 TL;DR 部分学到的那样，在我们的日常生活中，注意力是一种有限的资源，我们需要为之努力。以下是我过去行之有效的一些技巧，以及好坏示例。
尊重同事的时间
除了使用 TL;DR 外，请务必使用简洁明了的沟通方式。避免“废话”和不必要的信息（这里有一本关于该主题的好书），并将您的主要信息放在您的消息、幻灯片或报告部分的标题中。
使用简洁明了的沟通方式。避免不必要的信息，并将您的主要信息放在标题中。
这条消息可能需要修改： 
更好的版本： 
第二条消息让您更快地解析信息，并决定它是否相关以及您是否想深入研究（即继续阅读帖子）。如果您想进一步阅读，可以参考“不废话写作”一书中的许多其他精彩示例。
通过减少文本和消除非必要元素来简化幻灯片和报告
以上提示与我们要讨论的下一个话题密切相关：杂乱。
在上面的 Slack 消息示例中，您看到了许多不支持消息的额外信息，例如：
- “我在我的 Podcast Addict 应用上听了 […] 我那天骑了 40 公里” → 您的目标受众不会关心！如果您需要，可以在 #biking 频道发帖或告诉您的朋友。
- “它大约一个小时，但我强烈推荐给您” → 如果有人决定查看链接，他们会发现这一点。
这些都是极端的例子，但我们也倾向于在演示文稿或报告中添加此类“杂乱”。您上一次听演示文稿时，是否曾因为无法理解单张幻灯片上的所有信息而开始思考其他事情？在这种情况下，演示者由于认知负荷过重而失去了您的注意力。整理可以帮助减轻受众的认知负荷，并减少他们解析您的演示文稿或报告的精力。
您今天就可以开始做的事情
- 减少文字量。 当您进行演示时，您的幻灯片不一定需要很多文字。无论如何，您都会向观众讲解。请注意，对于人们自己消费的幻灯片来说，这可能会有所不同——在这种情况下，提供一些注释来提供上下文可能会有所帮助。
- 挑战图表中的每个元素。 看看您的每个轴、标签、数据点、网格线，并问自己：消除这个元素会改变什么吗？如果答案是否定的，就去掉它。
- 避免使用 GIF 或动画。 如果对您的信息没有帮助，请避免使用它们。我们的大脑很快就会被这些内容分散注意力。只有在有充分理由的情况下才使用。
如果您正在使用 BI 工具，通常也会在其中找到减少冗余的选项。这是一个使用 Metabase（一个开源 BI 工具，如您所知，您现在正在阅读的博客背后就是它）的示例。它通常具有合理的默认设置，但我们仍然可以对其进行一些调整。
这张图表可能需要一些改进： 
更好的版本： 
始终如一地运用色彩，建立视觉联系并突出关键点
颜色是我们沟通工具箱中一个非常强大的工具——如果使用得当且一致的话。请确保您有意识地使用颜色。我最喜欢的一个例子是将其用于幻灯片标题和图表之间的视觉连接，我尝试将我在图表中提及的类别以与图表中显示的相同方式着色。此外，您可以使用黑色与灰色以及粗体与普通文本来创建视觉层次结构。这有助于引导消费者浏览内容。这里有一个例子：
这张图表可能需要改进： 
更好的版本： 
明确指出店铺重新设计发生的时间，这导致平均订单价值增加，可以帮助我们突出我们的故事。这有助于减少认知负荷，让您的同事在更短的时间内处理内容，同时增加他们感知您的信息的可能性。这也可以在幻灯片之间提供帮助：如果您保持您的调色板，您的受众会很快意识到，并且可以有力地将点与您之前的故事联系起来。
给出清晰、自信的建议，并将详细信息放在附录中
“不要什么都说得模棱两可”
曾经，Shopify 的一位高管告诉我，数据科学家倾向于把所有事情都说得模棱两可，他常常希望大家能更大胆地提出建议。虽然作为数据专业人士，我们很自然地想强调我们分析的细微之处和局限性，但重要的是要记住，高管们正在寻找清晰、可操作的见解。他们更喜欢自信的建议，以便快速做出战略决策，而不是被详细地讲解您的分析。
一些例子
- 带有条件的陈述：“如果实施了建议的客户保留策略，并且市场反应良好，我们可能会看到客户流失率潜在下降高达 5%。”
- 大胆的陈述：“实施建议的客户保留策略将使客户流失率降低 5%。”
- 带有条件的陈述：“虽然有多种因素需要考虑，并且一些变量可能会发生变化，但我们认为新功能可能会提高用户参与度。”
- 大胆的陈述：“新功能将提高用户参与度。”
您可能会争辩说，在某些情况下，添加限制性条件很重要。在这种情况下，一个好方法是添加附录并引用它。这可能会让您更有信心，高管们有机会在需要时深入研究。然而，如果出现问题，他们大多会直接问您。
总而言之，与高管进行有效沟通需要深思熟虑地考虑他们的时间和需求。通过理解问题和受众、从 TL;DR 开始、清除杂乱、明智地使用颜色以及做出大胆的陈述，您可以确保您的见解得到理解并促成可行的决策。在您的下一次演示或报告中实施这些策略，以提高高管沟通的清晰度和有效性。
