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有效沟通数据
Thomas Schmidt
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此文章最初发表于 Data Analysis Journal，由我们的分析工程师 Thomas Schmidt 撰写。
太长不看：通过清晰、可操作的沟通，弥合数据与决策之间的鸿沟
- 理解核心问题，并根据受众的需求调整您的信息。
- 从“太长不看”开始：预先总结关键洞察，以节省高管时间。
- 保持简洁。从演示文稿中删除不必要的细节和冗余内容。
- 有目的地使用颜色。突出关键点并创建视觉联系。
- 发表大胆声明。提供自信的建议，详细内容可在附录中查阅。
→ 在您的下一次演示中实施这些策略，确保您的数据洞察能够推动明智决策。
您是否曾尝试向一个不懂您语言的外国人问路？我第一次向高管团队展示复杂数据分析时，就是这种感觉。尽管数据对我来说很有意义，但对他们来说，我仿佛在说一门外语。就像翻译弥合了差距一样，我们需要将分析结果转化为高管可以采取行动的内容。有效的沟通不仅仅是分享洞察，更是确保这些洞察被理解并推动决策。在这篇文章中，我将分享我从将数据转化为清晰、可操作的信息以供高管参考中学到的经验教训。
识别真实问题并根据受众需求定制信息
在我们的数据工作中，我们通常被好奇心和使用数据解决问题的乐趣所驱动。然而，在深入分析项目之前，了解两个关键方面至关重要：核心问题和受众。
理解核心问题
利益相关者通常带着一个预期的解决方案来找我们（“我需要数据 X”）。通过深入挖掘“为什么”并理解请求背后的核心问题，我们可以选择更好的方法来满足他们的需求，从而带来更好的项目成果。了解您正在尝试解决的问题将指导您的决策并影响您推荐的下一步措施。
了解您的受众
我们不想发现自己身处一个让我们的听众觉得我们在说一门外语的境地。高管们并没有全程参与我们所经历的整个分析过程。因此，我们需要为他们翻译我们的发现。在撰写沟通内容之前，请考虑以下几点：
- 确定对他们重要的内容及其当前的优先事项。通常，这意味着战略洞察和可操作的建议比项目中所使用的复杂机器学习算法的细节更受青睐。
- 我们需要解释什么，他们已经知道什么？高管通常在更抽象的层面运作，不一定知道（也不关心）流程的每一个微小细节。说您的受众的（领域）语言！解释首字母缩略词，或者根本不要使用它们。不是每个人都知道“ICP”（理想客户画像）是什么，而且根据领域不同，它甚至可能意味着不同的东西。
- 如何开始我们的叙述才能引起人们的兴趣。与销售主管交谈？如果您一开始就告诉他们这将为他们提供如何击败竞争对手的见解，您就会引起他们的注意。
- 最佳演示格式是什么。每种格式都有其优缺点：书面文档可能适合异步沟通，但人们在阅读时会“独自一人”。与现场演示相比，您无法用言语澄清问题，而现场演示他们可以直接提问（但可能很难找到与高管重叠的时间段）。务必对此深思熟虑。
- 评估您的人际关系和信任水平。在 Shopify，我们使用了信任电池的概念。确保您知道“电量”如何——这将影响人们如何看待和倾听您，以及您需要如何调整您的沟通方式。
不要试图一次向太多人沟通：如果您的受众太广，请尝试将其范围缩小到决策者，并根据他们的需求调整您的沟通方式。
提前提供简洁的总结（太长不看），并保持信息清晰直接
高管们需要快速获取重要洞察，以便及时做出明智决策。在快节奏的商业世界中，他们身兼多职，时间有限，无法阅读详细报告。这时，“太长不看”（TL;DR）的概念就变得非常宝贵。我第一次了解到这个概念是在 Shopify 工作时，当时我们对沟通（无论是演示文稿、报告，甚至是较长的 Slack 消息）都采用了类似的方法。让我们试一试。
当您开始使用 TL;DR 时，高管们会爱上您
- 为忙碌的高管提供快速洞察。TL;DR 提供即时信息，以便快速做出决策。
- 有效撰写技巧。总结核心发现和建议，避免行话，使用清晰的语言。
- 影响定位。将 TL;DR 放在演示文稿或报告的开头，以立即吸引注意力。
- 以建议结束。始终以建议或启发性问题作为行动呼吁。
→ 采用 TL;DR 方法，提高高管沟通的清晰度和效率。
在撰写一个有力的 TL;DR 时，重点应放在对受众最相关和最重要的地方
- 用几句话概括核心发现和建议。
- 使用清晰、直白的语言，避免使用行话。
- 使用格式来突出重点，例如项目符号和粗体文本。
- 最后提出一个可行的建议或引发思考的问题。
- 务必将 TL;DR 放在开头，以立即吸引听众的注意力。
专业提示：添加指向包含详细数据的特定幻灯片或部分的链接，以供那些希望深入研究的人使用。
精心撰写的 TL;DR 示例
示例：改善客户服务响应时间
太长不看：更快的响应时间带来更高的客户满意度。
- 实施新的票务系统使平均响应时间缩短了 50%。
- 变更后客户满意度评分提高了 20%。→ 建议：将系统扩展到所有客户服务团队。
旁注：我们还希望确保使用的 KPI 精度对高管有意义。他们通常对小数精度数字不感兴趣。因此，四舍五入通常是可行的（除非您知道您的听众会关心它）。如果您想了解更多关于 TL;DR 的信息，请阅读这篇文章中的其他说明。
时间就是一切，少即是多
正如我们在 TL;DR 部分所学到的，在我们的日常生活中，注意力是一种有限的资源，我们需要为之努力争取。以下是一些对我过去很有用的技巧，以及好的和坏的例子。
尊重同事的时间
除了使用 TL;DR 之外，还要确保使用简洁明了的沟通方式。避免“废话”和不必要的信息（这里有一本关于这个主题的好书），并争取将您的主要信息放在您的消息、幻灯片或报告部分的标题中。
使用简洁明了的沟通方式。避免不必要的信息，并将您的主要信息放在标题中。
这条消息可能需要修改： 
更好的版本： 
第二条消息让您能更快地分析信息，并决定它是否相关以及您是否想深入了解（即继续阅读帖子）。如果您想进一步阅读，可以从《Writing Without Bullshit》一书中找到许多很棒的额外例子。
通过减少文本和消除非必要元素来简化幻灯片和报告
以上提示与我们接下来要讨论的主题密切相关：混乱。
在上面的 Slack 消息示例中，您看到了许多不支持该消息的附加信息，例如：
- “我在 Podcast Addict 应用程序上听了……那天我骑了 40 公里” → 您的目标受众不会关心这些！如果您需要，可以在 #biking 频道发帖或告诉您的朋友。
- “大约一个小时，但我完全推荐给你” → 如果有人决定查看链接，他们会发现这一点。
这些是极端的例子，但我们倾向于在演示文稿或报告中添加此类“冗余”。上一次您听演示时，是否因为无法理解一张幻灯片上的所有信息而开始思考其他事情？在这种情况下，演示者由于认知过载而失去了您的注意力。整理可以帮助减轻受众的认知负荷，并减少解析演示文稿或报告所需的精力。
今天就可以开始做的事情
- 减少文本量。当你做演示时，你的幻灯片不一定需要很多文字。无论如何，你都会把观众带入其中。请注意，这对于观众自己阅读的幻灯片可能有所不同——在这种情况下，添加一些批注来提供上下文可能会很有帮助。
- 质疑图表中的每一个元素。审视你的每一个轴、标签、数据点、网格线，并问自己：消除这个元素会改变什么吗？如果答案是否定的，就把它去掉。
- 避免使用 GIF 或动画。如果对你的信息没有帮助，就避免使用它们。我们的大脑很快就会被这类内容分散注意力。只在有充分理由时才使用。
如果您正在使用 BI 工具，您通常也会在其中找到减少杂乱的选项。这是一个使用 Metabase（一个开源 BI 工具，如您所知，您正在阅读的博客就是由它支持的）的例子。它通常带有合理的默认设置，但我们仍然可以对其进行一些调整。
这张图表可能需要改进： 
更好的版本： 
持续应用颜色以创建视觉联系并突出关键点
颜色是我们沟通工具箱中一个非常强大的工具——如果使用得当且一致。请确保您有意地使用颜色。我最喜欢的一个例子是将其用于幻灯片标题和图表之间的视觉连接，我尝试以与图表中出现的相同方式对我在标题中提到的类别进行着色。此外，您可以使用黑色与灰色以及粗体与普通文本来创建视觉层次结构。这有助于引导消费者浏览内容。这里有一个例子：
这张图表可能需要改进： 
更好的版本： 
清晰地标注商店改版导致 AOV 增加的时间，可以帮助我们更好地展现故事。这有助于减轻认知负担，让您的同事在更短的时间内处理内容，同时增加他们理解您信息的可能性。这也可以跨幻灯片发挥作用：如果您保持一致的配色方案，您的受众会很快意识到，并且可以有力地将点与您之前的故事联系起来。
给出清晰、自信的建议，并将细节放在附录中
“不要什么都加限定词”
曾几何时，Shopify 的一位高管告诉我，数据科学家们倾向于给所有事情加上限定词，他常常希望大家在提出建议时能更大胆一些。虽然作为数据专业人士，我们很自然地想要强调分析的细微差别和局限性，但重要的是要记住，高管们正在寻找清晰、可操作的见解。他们更喜欢自信的建议，以便快速做出战略决策，而不是被引导着查看分析的细节。
一些例子
- 附加限定词的声明：“如果实施拟议的客户留存策略且市场反应良好，我们可能会看到客户流失率潜在下降高达 5%。”
- 大胆的声明：“实施拟议的客户留存策略将使客户流失率下降 5%。”
- 附加限定词的声明：“虽然有多种因素需要考虑，并且一些变量可能会发生变化，但我们认为新功能可能会提高用户参与度。”
- 大胆的声明：“新功能将提高用户参与度。”
您可能会争辩说，在某些情况下，添加限定词很重要。在这种情况下，一个好的方法是设置附录并进行引用。这可能会给您更多信心，并且高管在需要时有机会深入研究。然而，如果出现问题，他们大多会直接提问。
总之，与高管进行有效沟通需要周全考虑他们的时间和需求。通过理解问题和受众、从“太长不看”开始、移除冗余、明智使用颜色以及做出大胆陈述，您可以确保您的洞察被理解并转化为可操作的决策。在您的下一次演示或报告中实施这些策略，以提高高管沟通的清晰度和有效性。
