有效沟通数据

这篇文章最初发表在 数据分析杂志 上，由我们的数据分析师托马斯·施密特撰写。

TL;DR：通过清晰、可操作的沟通来弥合数据与决策之间的差距

• 理解核心问题 并根据受众需求定制您的信息。
• 从TL;DR开始： 首先总结关键见解，以尊重管理层的宝贵时间。
• 保持简洁。 从演示文稿中删除不必要的细节和杂乱。
• 有目的地使用颜色。 突出重点并创建视觉联系。
• 提出强有力的论断。 提供自信的建议，使用附录提供详细信息。

→ 在下一次演示中实施这些策略，确保您的数据洞察推动明智的决策。

您是否曾尝试在外国从不会说您语言的人那里获取路线？这就是我在第一次向一个高管团队展示复杂数据分析时的感受。虽然数据对我来说有意义，但感觉我像是在对他们说外语。就像翻译可以弥合差距一样，我们需要将我们的分析转化为高管可以采取行动的东西。有效的沟通不仅仅是分享洞察，更重要的是确保这些洞察被理解并推动决策。在这篇文章中，我将分享我学习到的如何将数据转化为清晰、可执行的信息，以供高管采取行动的经验。

确定真正的问题并针对受众的需求定制信息

在我们的数据工作中，我们经常被好奇心和用数据解决问题的快乐所驱动。然而，在深入分析项目之前，了解两个关键方面至关重要：核心问题和受众。

了解核心问题

利益相关者通常带着一个预想的解决方案来找我们（“我需要数据X”）。通过深入挖掘“为什么”和理解请求背后的核心问题，我们可以选择一个更好的方法来满足他们的需求，从而带来更好的项目成果。了解你试图解决的问题将指导你的决策并影响你推荐的下一步。

了解你的受众

我们不希望发现自己处在一个受众感觉我们在对他们说外语的情况。高管们没有参与过我们走过的整个分析之旅。因此，我们需要为他们翻译我们的发现。在制定沟通之前，请考虑以下方面

• 确定对他们重要的事情以及他们的当前优先事项。 通常这意味着战略洞察和可执行的建议比项目中使用的复杂机器学习算法的细节更受欢迎。
• 我们需要解释什么，他们已经知道什么？ 高管们通常在更抽象的层面上运营，不一定知道（并且关心）每个过程的每一个小细节。说你的受众（领域）的语言！解释缩写词或完全不用。并不是每个人都了解“ICP”（理想客户画像）是什么，而且根据领域不同，它甚至可能意味着不同的事情。
• 如何开始我们的叙述以激发人们的兴趣。 和销售部门负责人谈话？如果你告诉他们这将帮助他们了解如何打败竞争对手，你将引起他们的注意。
• 最好的演示格式是什么。 每种格式都有其优缺点：书面文档可能适合异步沟通，但人们阅读时会感到“孤单”。与面对面演示相比，你无法用言语澄清问题（但可能难以找到与高管重叠的时间），因此在这一点上要深思熟虑。
• 评估你的关系和信任程度。 在Shopify，我们使用了“信任电池”的概念。确保你知道“它是如何充的”——这将影响人们如何看待和听取你，以及你需要如何调整你的沟通。

不要试图同时向太多人沟通：如果您的受众范围太广，请尝试将其缩小到决策者，并根据他们的需求定制您的沟通。

提前提供简洁的总结（TL;DR），并保持信息清晰和直接

高管们需要快速获取关键洞察以迅速做出明智决策。在快节奏的商业世界中，他们需要处理多个优先事项，并且没有太多时间阅读详细报告。这就是TL;DR（太长，没看）概念变得非常有价值的地方。我在Shopify工作时第一次了解到这个概念，我们在沟通时采用了类似的方法（无论是演示文稿、报告还是较长的Slack消息）。让我们试试吧。

当你开始使用TL;DR时，高管们会喜欢你的。

• 为忙碌的高管提供快速洞察。 TL;DR在第一时间提供关键信息，以便迅速做出决策。
• 有效的编写技巧。 总结核心发现和建议，避免使用行话，使用清晰的语言。
• 确保有影响力。 将TL;DR放在演示文稿或报告的开头，以立即吸引注意力。
• 以建议结束。 总是以建议或挑衅性的问题作为行动号召。

→ 采用TL;DR方法，以提高高管沟通的清晰度和效率。

在编写有影响力的TL;DR时，应关注对观众最相关和最重要的内容。

• 用几句话总结核心发现和建议。
• 使用清晰、直白的语言，避免使用行话。
• 使用格式化，例如项目符号和粗体文本，突出关键点。
• 以可操作的推荐或挑衅性问题结束。
• 始终将TL;DR放在最前面，以立即吸引观众的注意力。

小贴士： 为那些想要深入了解的人添加指向具体幻灯片或部分的链接。

优质TL;DR的示例

示例：提高客户服务响应时间

TL;DR：更快的响应时间导致更高的客户满意度。

• 实施新的票务系统将平均响应时间减少了50%。
• 变更后，客户满意度评分提高了20%。→ 建议：将系统扩展到所有客户服务团队。

备注：我们还想确保使用对高管有意义的KPI精确度。他们通常对小数点后的数字不感兴趣。因此，四舍五入通常是可以的（除非你知道你的观众会关心这一点）。如果你想了解更多关于TL;DR的信息，可以在这篇文章中找到一些额外的说明。

时间就是一切，少即是多

正如我们在TL;DR部分所学，在日常世界中，注意力是一种有限的资源，我们需要为之奋斗。以下是我过去取得良好效果的技巧，以及一些好与坏的示例。

尊重同事的时间

除了使用TL;DR之外，确保使用简洁、直接的沟通。避免“废话”和不需要的信息（这里有关于这个主题的好书），并努力将你的主要信息放在你的消息、幻灯片或报告部分的标题中。

使用简洁、直接的沟通。避免不需要的信息，并将你的主要信息放在标题中。

这条消息需要改进：

更好的版本：

第二条消息让你能更快地解析信息，并决定它是否与你相关，你是否有兴趣深入了解（即继续在帖子中阅读）。在《不写废话》这本书中有很多很好的额外示例，如果你想要进一步阅读。

通过减少文本和消除非必要元素来简化幻灯片和报告

上述技巧与我们将要讨论的下一个主题：杂乱无章紧密相关。

在上面的Slack消息示例中，您看到了很多不支撑消息的额外信息，例如：

• “我在Podcast Addict应用中听了 [...]，那天跑了40公里” → 您的目标受众不会在乎！如果您需要的话，可以发帖到#biking频道或告诉您的朋友。
• “这大约一个小时，但我完全可以向您推荐” → 如果有人决定查看链接，他们会弄清楚。

这些是极端例子，但我们往往会把这样的“杂乱”添加到我们的演示文稿或报告中。您上次听演讲时是什么时候，因为您无法跟上那一页上的所有信息，开始思考其他事情？在这种情况下，演讲者因为认知过载而失去了您的注意力。整理可以有助于减少您受众的认知负担，使理解您的演示文稿或报告变得更加容易。

您今天可以开始做的事情

1. 减少文本数量。当您做演示时，幻灯片并不一定需要很多文本。无论如何，您都会向观众讲解。请注意，这可能与个人独立观看的幻灯片不同——这里，用少量注释提供上下文可能是有帮助的。
2. 挑战您图表中的每个元素。看看您的每个轴、标签、数据点、网格线，问问自己：移除这个元素会有什么变化？如果答案是不会有变化，就把它去掉。
3. 避免GIF或动画。如果它们对您的信息没有帮助，就避免使用。我们的头脑很快就会被这样的内容分散。只有在有非常好的理由时才使用。

如果您使用BI工具，通常也会在那里找到减少杂乱选项。以下是一个使用Metabase的例子，这是一个开源BI工具（如您所知，它支撑着您现在正在阅读的博客）。它主要带有合理的默认设置，但我们仍然可以稍作调整

这个图表需要一些改进：

更好的版本：

应用一致的色彩以创建视觉连接并突出重点

色彩是我们沟通工具箱中的一个非常强大的工具——如果使用得当且一致。请确保您在使用色彩时是有意识的。我最喜欢的例子之一是使用它来在幻灯片标题和我图表之间建立视觉连接，我在图表中尝试以与图表中相同的方式着色我提到的类别。此外，您可以使用黑与灰、粗体与正常文本的颜色对比来创建视觉层次。这有助于引导消费者通过内容。以下是一个例子

这个图表需要一些改进：

更好的版本：

在Shop重设计发生的时间增加平均订单价值（AOV）的明确指示可以帮助我们使故事更加突出。这有助于减少认知负荷，并允许您的同事在更短的时间内处理内容，同时增加他们理解您信息的可能性。这也可以跨幻灯片使用：如果您保持您的色彩方案，您的观众将很快意识到，并且将之前的情节联系起来可以非常强大。

提供明确、自信的建议，并使用附录提供详细信息

“不要对每件事都加上保留意见”

有一次，Shopify的一位高管告诉我，数据科学家倾向于对每件事都加上保留意见，他常常希望人们能够更勇敢地提出建议。虽然作为数据专业人士，我们自然想要强调我们分析的优势和局限性，但重要的是要记住，高管们正在寻找明确、可操作的见解。他们更喜欢自信的建议，以便快速做出战略决策，而不是详细地了解您的分析。

一些例子

• 保留意见的陈述：“如果提议的客户保留策略得到实施，并且市场反应良好，我们可能会看到客户流失率可能降低5%。”
• 大胆的陈述：“实施提议的客户保留策略将使客户流失率降低5%。”
• 保留意见的陈述：“虽然需要考虑多个因素，并且某些变量可能会发生变化，但我们相信新功能有可能提高用户参与度。”
• 大胆的陈述：“新功能将提高用户参与度。”

您可能会争辩说，在某些情况下，添加保留意见很重要。在这些情况下，一个好的做法是有一个附录并引用它。这可能给您更多的信心，而高管们也有机会在需要时深入了解。然而，如果出现问题，他们通常会直接向您提问。

总之，与高管进行有效沟通需要仔细考虑他们的时间和需求。通过了解问题和您的受众，从简短总结开始，去除杂乱，明智地使用颜色，并大胆地提出观点，您可以确保您的见解被理解，并导致可操作的决策。在您的下一次演示或报告中实施这些策略，以提高与高管沟通的清晰度和有效性。