有效地沟通数据

这篇文章最初发布于 Data Analysis Journal，由我们的分析工程师 Thomas Schmidt 撰写。

概要：通过清晰、可操作的沟通，弥合数据与决策之间的鸿沟

• 理解核心问题，并根据受众的需求调整你的信息。
• 从概要开始： 提前总结关键见解，以尊重高管的时间。
• 保持简洁。 从演示文稿中删除不必要的细节和混乱。
• 有目的地使用颜色。 突出关键点并创建视觉联系。
• 做出大胆的陈述。 提供自信的建议，并在附录中提供详细信息。

→ 在你的下一次演示文稿中实施这些策略，以确保你的数据见解推动明智的决策。

你是否曾经在国外向不懂你语言的人问路？ 这就是我第一次向高管团队展示复杂的数据分析时的感受。 虽然数据对我来说有意义，但感觉我像是在对他们说外语。 正如翻译人员弥合差距一样，我们需要将我们的分析转化为高管可以采取行动的东西。 有效的沟通不仅仅是分享见解，而是确保这些见解被理解并推动决策。 在这篇文章中，我将分享我学到的关于如何将数据转化为清晰、可操作的信息以供高管使用的经验教训。

识别真正的问题，并根据受众的需求调整你的信息

在我们的数据工作中，我们通常受到好奇心和使用数据解决问题的乐趣的驱动。 然而，在深入分析项目之前，理解两个关键方面至关重要：核心问题和受众。

理解核心问题

利益相关者经常带着预期的解决方案（“我需要数据 X”）来找我们。 通过深入挖掘“为什么”并理解请求背后的核心问题，我们可以选择更好的方法来满足他们的需求，从而带来更好的项目结果。 了解你试图解决的问题将为你的决策提供信息，并影响你建议的后续步骤。

了解你的受众

我们不希望发现自己身处受众感觉我们在对他们说外语的境地。 高管们没有经历我们所经历的整个分析过程。 因此，我们需要为他们翻译我们的发现。 在撰写沟通内容之前，请考虑以下事项

• 确定对他们重要的事情以及他们当前的优先事项。 通常，这意味着战略见解和可操作的建议比你用于项目的花哨的机器学习算法的细节更受欢迎。
• 我们需要解释什么，他们已经知道什么？ 高管通常在更抽象的层面运作，不一定了解（和关心）流程的每个微小细节。 说你受众的（领域）语言！ 解释首字母缩略词，或者完全不要使用它们。 并非所有人都知道 “ICP”（理想客户画像）是什么，并且根据领域，它甚至可能意味着不同的事物。
• 如何开始我们的叙述以激发人们的兴趣。 与销售主管交谈？ 如果你从告诉他们这将让他们了解如何击败竞争对手开始，你就会引起他们的注意。
• 最佳演示格式是什么。 每种格式都有其优点和缺点：书面文档可能适合异步沟通，但人们在阅读时会“孤立无援”。 与现场演示相比，你无法用你的话语澄清事情，在现场演示中他们可以直接提问（但可能很难找到与高管重叠的时间段）。 务必仔细考虑这一点。
• 评估你的关系和信任程度。 在 Shopify，我们使用了信任电池的概念。 确保你知道“它充电了多少” - 这将影响人们如何看待和倾听你，以及你需要如何调整你的沟通。

不要试图一次与太多人沟通：如果你的受众太广泛，请尝试将其缩小到决策者，并根据他们的需求调整你的沟通。

预先提供简洁的摘要（概要），并保持信息清晰直接

高管需要快速访问必要的见解，以便及时做出明智的决策。 在快节奏的商业世界中，他们需要处理多个优先事项，并且没有太多时间阅读详细的报告。 这就是概要（Too Long; Didn’t Read，太长，没看）概念变得非常宝贵的地方。 我在 Shopify 工作时首次了解了这个概念，我们在沟通中使用了类似的方法（无论是演示文稿、报告，甚至是更长的 Slack 消息）。 让我们试一试

当你开始使用概要时，高管们会喜欢你的

• 为忙碌的高管提供快速见解。 概要提前提供基本信息，以便及时做出决策。
• 有效的撰写技巧。 总结核心发现和建议，避免使用行话，并使用清晰的语言。
• 定位以产生影响。 将概要放在演示文稿或报告的开头，以立即吸引注意力。
• 以建议结尾。 始终以建议或挑衅性问题的形式发出行动号召。

→ 采用概要方法，以提高高管沟通的清晰度和效率。

在撰写强有力的概要时，重点应放在与受众最相关和最重要的事情上

• 用几句话总结核心发现和建议。
• 使用清晰、直截了当的语言，避免使用行话。
• 使用格式设置来突出显示要点，包括项目符号和粗体文本。
• 以可操作的建议或挑衅性问题结尾。
• 始终将概要放在最前面，以立即吸引受众的注意力。

专家提示： 为那些想要深入了解的人添加指向包含详细数据的特定幻灯片或部分的链接。

精心设计的概要示例

示例：缩短客户服务响应时间

概要：更快的响应时间可提高客户满意度。

• 实施新的工单系统后，平均响应时间缩短了 50%。
• 更改后，客户满意度评分提高了 20%。 → 建议：将该系统扩展到所有客户服务团队。

旁注：我们还要确保使用对高管有意义的 KPI 精度。 他们通常对小数点后精度的数字不感兴趣。 因此，四舍五入通常是可行的（除非你知道你的受众会关心它）。 如果你想了解更多关于概要的信息，请在这篇文章中找到一些额外的说明。

时间就是一切，少即是多

正如我们在概要部分所了解的那样，注意力是我们日常生活中有限的资源，我们需要为之奋斗。 以下是一些在过去对我有效的方法，以及好坏示例。

尊重同事的时间

除了使用概要之外，还要确保使用简洁明了的沟通方式。 避免“废话”和不必要的信息（这是一本关于该主题的好书），并力求将你的主要信息放在你的消息、幻灯片或报告部分的标题中。

使用简洁明了的沟通方式。 避免不必要的信息，并将你的主要信息放在标题中。

此消息可以改进：

更好的版本：

第二条消息让你更快地解析信息，并决定它是否相关，以及你是否想要深入挖掘（即继续阅读该帖子）。 如果你想进一步阅读，可以在 “writing without bullshit” 这本书中找到许多很棒的补充示例。

通过减少文本和消除非必要元素来简化幻灯片和报告

以上技巧与我们接下来要介绍的主题 “杂乱” 密切相关。

在上面的 Slack 消息示例中，你看到了许多不支持该消息的额外信息，例如

• “我通过 […] 我的 Podcast Addict 应用程序收听 […] 我那天骑了 40 公里” → 你的目标受众不会关心！ 如果你需要，请在 #biking 频道中发帖或告诉你的朋友。
• “它大约一个小时长，但我完全可以向你推荐它” → 如果有人决定查看该链接，他们就会明白。

这些都是极端的例子，但我们也倾向于在演示文稿或报告中添加此类 “杂乱”。 上一次你听演示文稿，并开始思考其他事情，因为你无法理解单张幻灯片上的所有信息是什么时候？ 在这些情况下，演示者由于认知过载而失去了你的注意力。 消除杂乱有助于减少受众的认知负荷，并减少解析演示文稿或报告的工作量。

你今天可以开始做的事情

1. 减少文本量。 当你进行演示时，你的幻灯片不一定需要大量文本。 你无论如何都会向观众讲解。 注意，对于人们自行阅读的幻灯片，情况可能有所不同 - 在这种情况下，用少量注释为他们提供背景信息可能会有所帮助。
2. 挑战图表中的每个元素。 查看你的每个轴、标签、数据点、网格线，并问自己：消除此元素会改变任何事情吗？ 如果答案是否定的，请将其删除。
3. 避免使用 gif 或动画。 如果对你的信息没有帮助，请避免使用它们。 我们的脑海很容易被此类内容分散注意力。 仅在有非常好的理由时使用。

如果你正在使用 BI 工具，你通常也会找到减少杂乱的选项。 这是一个使用 Metabase 的示例，Metabase 是一款开源 BI 工具（正如你所知，你现在正在阅读的博客就由它支持）。 它主要带有合理的默认设置，但我们仍然可以稍微调整一下

此图表可以改进：

更好的版本：

一致地应用颜色以创建视觉联系并突出关键点

颜色是我们沟通工具箱中非常强大的工具——如果使用得当且前后一致。务必有意识地使用颜色。我最喜欢的例子之一是将颜色用于幻灯片标题和图表之间的视觉连接，我尝试将我在标题中提到的类别与它在图表中出现的颜色保持一致。此外，您可以使用黑色与灰色以及粗体与普通文本来创建视觉层次结构。这有助于引导受众浏览内容。这是一个例子

这个图表可以改进一下：

更好的版本：

清晰地表明商店重新设计发生的时间，从而导致 AOV 增加，这可以帮助我们的故事脱颖而出。这有助于减少认知负荷，并让您的同事在更短的时间内处理内容，同时增加他们理解您信息的可能性。这也有助于跨幻灯片：如果您坚持使用您的调色板，您的观众会很快意识到这一点，并且将您的故事与之前的故事联系起来会非常有效。

给出清晰、自信的建议，并使用附录提供详细信息

“不要事事都加限制条件”

有一次，一位 Shopify 的高管告诉我，数据科学家倾向于事事都加限制条件，他经常希望人们在提出建议时能更大胆一些。虽然作为数据专业人士，我们很自然地想要强调我们分析的细微差别和局限性，但重要的是要记住，高管们正在寻找清晰、可操作的见解。他们更喜欢自信的建议，以便快速做出战略决策，而不是被引导浏览您分析的细节。

一些例子

• 带有限制条件的陈述： “如果拟议的客户保留策略得到实施且市场反应良好，我们可能会看到客户流失率最多可能降低 5%。”
• 大胆的陈述： “实施拟议的客户保留策略将使客户流失率降低 5%。”
• 带有限制条件的陈述： “虽然有多种因素需要考虑，并且某些变量可能会发生变化，但我们相信新功能可能会提高用户参与度。”
• 大胆的陈述： “新功能将提高用户参与度。”

您可能会争辩说，在某些情况下，添加限制条件很重要。在这些情况下，一个好的方法是设置一个附录并参考它。这可能会给您更多信心，并且如果出现问题，高管有机会深入研究。但是，如果出现问题，他们通常会直接问您。

总之，与高管进行有效的沟通需要周全地考虑他们的时间和需求。通过理解问题和您的受众，从 TL;DR 开始，消除混乱，明智地使用颜色，并做出大胆的陈述，您可以确保您的见解被理解并促成可操作的决策。在您的下一次演示文稿或报告中实施这些策略，以提高高管沟通的清晰度和有效性。