从电子表格到商业智能

如果您习惯了仅在 Excel、Google Sheets 或 Libreoffice Calc 中工作，您可能会想知道商业智能平台的意义何在。

电子表格之所以无处不在，是有原因的——它们熟悉且高效——即使在最前沿的数据环境中，它们也能发挥作用。拥有各种 BI 工具的数据分析师通常仍会定期使用 Excel。尽管如此，从长远来看，采用 BI 平台可以带来巨大的好处。随着组织的成长，您对数据的需求很可能会随之增长，而 BI 工具可以帮助您的组织更上一层楼。

电子表格的优势

当新的闪亮工具出现时，不要立即抛弃旧工具，这一点很重要。BI 平台提供了一些很酷的功能，并且非常有用，但是如果您的组织数据需求可以通过 Excel 或 Google Sheets 等电子表格应用程序得到满足，那么不改变现状也没关系。

电子表格是一个强大的工具，而且每个人都知道表格是如何工作的，对吧？如果您的组织规模较小，没有大量数据需要处理，并且乐于手动处理这些数据，那就继续使用电子表格。说服您的团队采用一个他们甚至不觉得有用的新平台，只会徒劳无功。

当您想在现场运行一个快速的公式，或者更改一个单元格的值以查看其余数据如何相应地变化时，电子表格应用程序就非常棒了。Excel 可以优雅地运行预测和“如果”分析，这就是为什么即使您确实引入了 BI 平台，您可能仍会保留它用于某些用途。

电子表格的局限性

尽管电子表格有很多优点，但它们也有局限性——其中一些您可能已经遇到过。首先，它们在处理大量数据方面存在困难。当您引入多个数据源以及数据需求增长时，电子表格会变得笨重。您的工作簿文件大小可能会变得庞大，有时甚至无法使用。

虽然基于云的同步使协作处理电子表格变得更容易，但 Excel 本质上仍然是一个供一个人在电脑上编辑电子表格的软件。这比以前不是一个大问题，但要确保数据保持最新仍然会落在拥有最新版本工作簿的人身上，这会导致所有相关人员出错和混淆。使数据保持最新本身可能是一件麻烦事——大量的复制粘贴、手动编辑以及容易出错。

随着您的组织不断发展，您处理的数据量也随之增长，您可能会觉得电子表格已经达到瓶颈。如果您在组织中注意到任何这些迹象，那么可能是时候考虑 BI 工具如何提供帮助了。

1. 所有数据工作都落在分析师身上。如果您的组织中的人们无法自己有意义地解读电子表格数据，无论其技能水平如何，您都会错过大量有价值的见解。

2. 您厌倦了处理过时信息或手动生成报告。如果您习惯了每周一早上将电子表格的屏幕截图通过电子邮件发送给整个团队，您就会知道，到了周四，这些相同的数字可能就没有那么有用了。

3. 复杂的格式设置和静态仪表板正在拖慢您的速度。使用电子表格软件，很容易花费大量时间格式化图表。即使您在 Excel 中构建了复杂的仪表板，您的同事也只能看看它们。如果他们想了解某个特定字段的更多信息，或者根据不同的度量标准查看数据怎么办？

4. 某些数据并非人人皆宜，而用密码保护电子表格根本不够。根据部门的不同，您组织中的人们可以访问不同的数据，您永远不希望将包含敏感信息的电子表格发送给所有人。

BI 平台可以做什么而电子表格做不到？

商业智能平台的特性各不相同，但在某些方面，BI 工具比仅使用电子表格应用程序要好得多。

自助式分析

即使您组织中的每个人都知道如何读取电子表格中的表格，甚至可能能够执行一些基本功能，但高级电子表格的熟练度是一种稀有技能，并非人人都能掌握。一些 BI 工具旨在鼓励每个人都尝试分析数据并提出问题，无论其技术水平或电子表格熟练程度如何。

如果您正在实施 BI 平台并希望鼓励自助式分析，一个好的起点是准备一个对组织中的人们来说熟悉的数据模型。也就是说，为人们提供看起来像电子表格表格的数据视图。如果人们知道如何从中获得他们所需见解，他们更有可能坚持使用 BI 工具，而表格视图是一个不错的起点。从那里，他们可以开始探索其他功能，例如使用您的 BI 平台作为内部查找工具或比较不同时期的数据。

报告和标准化

如果您习惯于在每周一早上收到或发送包含上周数据的电子邮件附件，那么可能是时候引入一个 BI 工具了，该工具可以确保您始终访问和报告最新的可用信息。

Excel 函数通常是手动执行的，这会减慢速度并有许多出错的机会。除了始终从最新数据源提取数据外，BI 工具还允许您安排和自动化任务，例如生成定期报告或在特定时间间隔发送警报。您可以创建自定义问题和交互式仪表板，您的团队可以同时访问，这意味着没有人需要担心他们正在使用与其他人的不同版本。如果这些仪表板和问题有用，您可以将它们保存以便下周再次参考。这种工作流程标准化级别可以帮助您的团队更高效地工作，并深入了解您拥有的数据。

灵活且交互式可视化

当然，您可以在 Excel 中生成图表，但通过 BI 平台生成的可视化通常更具动态性，并且需要较少的用户格式设置。像 Metabase 这样的 BI 工具的好处之一是，它会预测哪些图表最适合您拥有的数据。如果您的字段是基于位置的，例如纬度和经度，Metabase 会知道生成一个反映该信息的地理地图。一旦您有了这些图表，BI 工具就会让您和您的团队以不同的方式与它们进行交互，因此您可以进行深入分析以了解特定范围或值。

获得安全权限

为不同的数据库和表授予特定权限的能力是许多组织在数据分析工作流中添加 BI 平台的一个重要吸引力。虽然您可以随时为 Excel 工作表设置密码保护，但这远非万无一失的安全措施。如果您需要保护某些表不被查看，只允许您组织内特定部门写入访问，或者限制人们可以提出的数据问题，那么 BI 工具是最佳选择。