从电子表格到商业智能

如果你习惯于仅在Excel、Google Sheets或Libreoffice Calc的世界中工作，你可能想知道业务智能平台有什么用。

电子表格无处不在是有原因的——它们熟悉且高效——即使在最尖端的数据环境中也能发挥作用。即使拥有所有BI工具的数据分析师，也通常会定期使用Excel。然而，采用BI平台从长远来看可能是一个巨大的好处。你的数据需求可能会随着你的组织一起增长，而BI工具可以帮助你的组织提升的功能。

电子表格做得好的地方

不要每次出现一个闪亮的新工具时就立即跳船。BI平台提供了一些非常酷的功能，并且非常有用，但如果你的组织的数据需求可以通过Excel或Google Sheets这样的电子表格应用程序得到满足，那么如果你不想破坏它，那也是完全可以的。

电子表格是一个强大的工具，每个人都知道表格是如何工作的，对吧？如果你的组织规模较小，没有大量数据需要处理，并且愿意手动处理这些数据，那么继续使用电子表格。说服你的团队采用一个他们甚至找不到有用的新平台，将只是徒增烦恼。

电子表格应用程序非常适合您需要即时运行公式或更改一个单元格的值以查看其他数据如何相应变化的情况。在Excel中进行预测和假设分析可以非常优雅，这就是为什么即使您引入了BI平台，您可能仍然希望保留它用于某些用途。

电子表格的限制

尽管电子表格有很多优点，但它们也有局限性——其中一些您可能已经遇到过。首先，它们在处理大量数据时可能会遇到困难。随着您引入多个数据源以及您的数据需求增长，电子表格可能会变得繁琐。工作簿文件的大小可能会变得难以管理，有时甚至无法使用。

尽管基于云的同步使电子表格的协作变得更加容易，但Excel的核心仍然是一种用于在电脑上编辑电子表格的软件。这比以前的问题要小，但确保数据保持更新仍然可能需要拥有最新版本工作簿的人，这可能导致所有相关人员出现错误和困惑。保持数据更新本身也可能很麻烦——需要大量复制粘贴、手动编辑，以及存在错误的空间。

随着您的组织规模扩大和您处理的数据量增长，您可能会开始感觉您在电子表格方面遇到了天花板。如果您在组织中注意到这些迹象，可能需要考虑BI工具如何能帮助您。

1. 所有数据分析工作都落在了您的分析师身上。如果组织中的人不能有意义地解释电子表格数据，无论他们的技能水平如何，您就会失去许多宝贵的见解。

2. 您厌倦了处理过时信息或手动生成报告。如果您习惯于每个星期一早上将电子表格的截图通过电子邮件发送给整个团队，您知道到星期四，那些相同的数字可能不再那么有用。

3. 复杂的格式化和静态仪表板正在减慢您的工作进度。在电子表格软件中，很容易花费大量时间来格式化图表。即使您在Excel中构建了复杂的仪表板，您的同事也无法做更多的事情，除了查看它们。如果他们想了解特定字段或根据不同的度量标准查看数据，该怎么办呢？

4. 并非所有人都需要访问所有数据，用密码保护电子表格已经不够了。根据他们的部门，组织中的员工可以访问不同的数据，您永远不希望处于发送包含敏感信息的电子表格给所有人的位置。

BI平台可以做哪些电子表格做不到的事情？

商业智能平台的功能各不相同，但有一些领域，BI工具会比仅使用电子表格应用程序为您提供更好的服务。

自助式分析

尽管组织中每个人都知道如何阅读电子表格中的表格，也许还能执行一些基本功能，但高级电子表格技能是一种稀缺的技能，并不是每个人都具备。一些BI工具旨在鼓励每个人尝试分析数据并提出问题，无论他们的技术水平或电子表格技巧如何。

如果您正在实施BI平台并希望鼓励自助式分析，一个好的起点是准备一个符合您组织人员习惯的数据模型。也就是说，向人们展示看起来像电子表格表格的数据视图。如果人们知道如何从BI工具中获得他们需要的见解，他们更有可能继续使用该工具，表格视图是一个良好的起点。从那里，他们可以开始探索其他功能，例如将您的BI平台用作内部查找工具或比较不同时间段的数据。

报告和标准化

如果您已经习惯了每周一早上发送或接收包含上周数据的电子表格，那么可能是时候引入一个BI工具，以确保您始终访问和报告最新的信息。

Excel函数通常手动执行，这可能会减慢速度并引入大量错误机会。除了始终从最新的数据源获取数据外，BI工具还允许您安排和自动化生成定期报告或发送警报等任务。您可以创建自定义问题和交互式仪表板，您的团队可以同时访问，这意味着没有人需要担心他们使用的是与其他人不同的版本。如果这些仪表板和问题有用，您可以将其保存以供下周参考。这种程度的工作流程标准化可以帮助您的团队更有效地工作，并深入了解您的数据。

灵活且互动的视觉呈现

当然，您可以在Excel中生成图表，但通过BI平台生成的可视化通常更加动态，并且需要较少的用户格式设置。Metabase等BI工具的一个好处是它会预测哪些图表最适合您的数据。如果您的字段基于位置，例如纬度和经度，Metabase会生成反映这一点的地理地图。一旦您有了这些图表，BI工具允许您和您的团队以不同的方式与之交互，例如钻取图表以了解特定范围或值。

通过权限获得安全性

授予不同数据库和表格的特定权限是许多组织在数据分析工作流程中添加BI平台时的一个重要吸引点。虽然您始终可以为Excel表设置密码保护，但这远非万无一失的安全措施。如果您需要保护某些表格不被查看，只授予组织中特定部门的写入访问权限，或者限制人们可以向您的数据提出的问题，那么BI工具是最佳选择。