从电子表格到商业智能

如果您习惯于完全在 Excel、Google Sheets 或 Libreoffice Calc 的世界中工作，您可能会想知道商业智能平台的意义是什么。

电子表格随处可见是有原因的——它们既熟悉又高效——即使在最前沿的数据环境中也能发挥作用。拥有各种 BI 工具的数据分析师通常仍然会定期使用 Excel。尽管如此，从长远来看，采用 BI 平台可能是一个巨大的好处。您的数据需求可能会随着您的组织一起增长，而 BI 工具的功能可以帮助您的组织提升水平。

电子表格的优势

重要的是不要每次出现闪亮的新工具时就立即弃船。BI 平台提供了一些非常酷的功能，并且可能非常有用，但是如果您的组织的数据需求可以通过 Excel 或 Google Sheets 等电子表格应用程序来满足，那么如果您不想搞砸它也没关系。

电子表格是一个强大的工具，每个人都知道表格是如何工作的，对吧？如果您的组织规模较小，没有大量数据需要处理，并且乐于手动处理这些数据，请坚持使用电子表格。说服您的团队采用一个他们甚至不会觉得有用的新平台只会让人感到沮丧。

当您想要即时运行快速公式或更改一个单元格的值以查看数据的其余部分可能如何相应地变化时，电子表格应用程序非常有用。预测和假设分析可以在 Excel 中非常优雅地运行，这就是为什么即使您确实将 BI 平台引入组合中，您可能也希望保留它以供某些用途。

电子表格的局限性

尽管电子表格有很多优点，但它们也有局限性——其中一些您可能已经遇到过。首先，它们在处理大量数据时会遇到困难。当您引入多个数据源并且您的数据需求增长时，电子表格会变得笨重。您的工作簿文件的大小可能会变得笨拙，有时甚至达到无法使用的程度。

虽然基于云的同步使电子表格上的协作变得更容易，但 Excel 的核心仍然是旨在供一个人在其计算机上编辑电子表格的软件。这个问题不如以前那么严重，但确保数据保持更新仍然可能落在拥有最新版本工作簿的任何人身上，从而导致所有相关人员的错误和困惑。保持数据最新本身可能也很麻烦——大量复制和粘贴、手动编辑以及出错的空间。

随着您的组织的发展以及您处理的数据量的增长，您可能会开始觉得您正在电子表格方面触及天花板。如果您在组织中注意到以下任何迹象，那么可能是时候研究 BI 工具如何提供帮助了

1. 所有数据工作都落在您的分析师身上。如果您的组织中的人员无法有意义地解释电子表格数据，无论他们的技能水平如何，您都将错失许多宝贵的见解。

2. 您厌倦了使用过时的信息或手动生成报告。如果您习惯于每周一早上将电子表格的屏幕截图通过电子邮件发送给整个团队，您就会知道，到周四，这些相同的数字可能不再那么有用。

3. 复杂的格式和静态仪表板正在拖慢您的速度。使用电子表格软件，很容易花费大量时间格式化图表。即使您已经在 Excel 中构建了详细的仪表板，您的同事也只能看看它们。如果他们想了解有关特定字段的更多信息或根据不同的度量查看数据怎么办？

4. 有些数据并非人人适用，而密码保护电子表格并不奏效。根据部门的不同，您组织中的人员可以访问不同的数据，您永远不希望处于向所有人发送包含敏感信息的电子表格的位置。

BI 平台可以做到哪些电子表格做不到的事情？

商业智能平台的功能各不相同，但在某些领域，BI 工具比仅使用电子表格应用程序更能为您服务。

自助式分析

即使您组织中的每个人都知道如何在电子表格中读取表格，甚至可以执行一些基本功能，但高级电子表格技能是一项稀有技能，并非人人适用。一些 BI 工具旨在鼓励每个人尝试分析数据和 提出问题，无论他们的技术水平或电子表格技巧如何。

如果您正在实施 BI 平台并希望鼓励自助式分析，一个好的开始是准备您的数据模型，使其对您的组织中的人员来说是熟悉的。也就是说，向人们展示看起来像电子表格 表格 的数据视图。如果人们知道如何从中获得所需的见解，他们更有可能坚持使用 BI 工具，而表格视图是一个很好的起点。从那里，他们可以开始探索其他功能，例如将您的 BI 平台用作 内部查找工具 或 跨时间段比较数据。

报告和标准化

如果您习惯于每周一早上发送或接收一封带有电子表格附件的电子邮件，其中包含过去一周的数据，那么可能是时候引入一种 BI 工具，它可以确保您始终访问和报告最新可用信息。

Excel 函数通常是手动执行的，这会减慢速度并引入大量出错的机会。除了始终从最新的数据源中提取数据外，BI 工具还允许您安排和自动化任务，例如生成定期报告或在特定时间间隔发送 警报。您可以创建 自定义问题 和 交互式仪表板，您的团队可以同时访问这些仪表板，这意味着没有人需要担心他们正在处理的版本与其他人不同。如果这些仪表板和问题有用，您可以保存它们以供下周再次参考。这种工作流程标准化水平可以帮助您的团队更高效地工作，并深入了解您拥有的数据。

灵活且交互式的可视化

当然，您可以在 Excel 中生成图表，但通过 BI 平台生成的可视化通常更加动态，并且需要更少的用户格式设置。Metabase 等 BI 工具的一个好处是，它会预测哪些 图表 最适合您拥有的数据。如果您的字段是基于位置的，例如纬度和经度，Metabase 知道生成 反映该情况的地理地图。一旦您拥有这些图表，BI 工具就可以让您和您的团队以不同的方式与它们交互，因此您可以执行诸如 向下钻取 图表以了解有关特定范围或值的更多信息等操作。

通过权限确保安全

对于许多在其数据分析工作流程中添加 BI 平台的组织来说，授予不同 数据库和表 的特定权限的能力是一个很大的吸引力。虽然您始终可以密码保护 Excel 表格，但这远非万无一失的安全性。如果您需要保护某些表格不被查看，仅向组织内的特定部门授予写入权限，或限制人们可以询问数据的哪些问题，那么 BI 工具是最佳选择。