从电子表格到商业智能

如果您习惯于只使用 Excel、Google 表格或 Libreoffice Calc，您可能会想，商业智能平台有什么用呢？

电子表格无处不在是有原因的——它们熟悉且高效——即使在最尖端的数据环境中也发挥着作用。拥有各种商业智能工具的数据分析师通常仍然会定期使用 Excel。尽管如此，从长远来看，采用商业智能平台可以带来巨大的好处。您的数据需求可能会随着组织的壮大而增长，而商业智能工具的功能可以帮助您的组织提升水平。

电子表格的优势

当出现一个闪亮的新工具时，不要立即弃用现有工具是很重要的。商业智能平台提供了一些非常酷的功能，并且可能非常有用，但如果您的组织的数据需求可以通过 Excel 或 Google 表格等电子表格应用程序满足，那么保持现状也没关系。

电子表格是一个强大的工具，每个人都知道表格是如何工作的，对吧？如果您的组织规模较小，没有大量数据需要处理，并且乐于手动处理数据，那么请继续使用电子表格。说服您的团队采用一个他们甚至觉得没用的新平台只会是徒劳无功。

当您想即时运行一个快速公式或更改一个单元格的值以查看其余数据如何相应变化时，电子表格应用程序非常有用。预测和假设分析可以在 Excel 中非常优雅地运行，这就是为什么即使您引入了商业智能平台，您可能仍然会保留它用于某些用途。

电子表格的局限性

尽管电子表格表现出色，但它们也有局限性——其中一些您可能已经遇到过。首先，它们难以处理大量数据。随着您引入多个数据源以及数据需求的增长，电子表格可能会变得越来越繁琐。您的工作簿文件大小可能会变得难以管理，有时甚至达到无法使用的程度。

虽然基于云的同步使电子表格协作变得更容易，但 Excel 的核心仍然是供一个人在其计算机上编辑电子表格的软件。这已不像过去那样是一个大问题，但确保数据保持更新的责任仍可能落在拥有最新版本工作簿的人身上，这会导致所有相关人员的错误和混淆。保持数据最新本身可能很麻烦——涉及到大量的复制粘贴、手动编辑和错误空间。

随着您的组织发展壮大，您处理的数据量也随之增加，您可能会开始觉得电子表格达到了瓶颈。如果您在组织中发现以下任何迹象，那么可能是时候考虑商业智能工具如何提供帮助了

1. 所有数据工作都落在了您的分析师身上。如果您组织中的人员无法独立有效地解释电子表格数据，无论他们的技能水平如何，您都会错失许多宝贵的洞察。

2. 您厌倦了使用过时信息或手动生成报告。如果您习惯于每周一早上通过电子邮件向整个团队发送电子表格截图，那么您就会知道，到周四这些数字可能就不那么有用了。

3. 复杂的格式设置和静态仪表板会拖慢您的速度。使用电子表格软件，很容易花费大量时间格式化图表。即使您在 Excel 中构建了复杂的仪表板，您的同事也只能看看而已。如果他们想了解某个特定字段的更多信息，或者想根据不同的度量查看数据，该怎么办呢？

4. 有些数据并非适用于所有人，而密码保护电子表格并不能完全解决问题。根据所在部门的不同，您组织中的人员可以访问不同的数据，您绝不希望出现向所有人发送包含敏感信息的电子表格的情况。

商业智能平台能做什么，而电子表格不能？

商业智能平台的功能各不相同，但在某些方面，商业智能工具将比单独使用电子表格应用程序更能为您服务。

自助式分析

尽管组织中的每个人都知道如何阅读电子表格中的表格，甚至可能执行一些基本功能，但高级电子表格技能是一项稀有的技能，并非人人具备。一些商业智能工具旨在鼓励每个人尝试分析数据并提出问题，无论其技术水平或电子表格熟练程度如何。

如果您正在实施商业智能平台并希望鼓励自助式分析，一个好的起点是以组织中人员熟悉的方式准备您的数据模型。也就是说，向人们展示看起来像电子表格表格的数据视图。如果人们知道如何从中获取所需的洞察，他们更有可能坚持使用商业智能工具，而表格视图是一个很好的起点。从那里，他们可以开始探索其他功能，例如将您的商业智能平台用作内部查找工具或比较不同时间段的数据。

报告和标准化

如果您习惯于每周一早上发送或接收一封附有包含上周数据的电子表格的电子邮件，那么可能是时候引入一个商业智能工具了，它可以确保您始终访问并报告最新的可用信息。

Excel 函数通常需要手动执行，这会降低效率并引入大量出错的机会。除了始终从最新数据源中提取数据外，商业智能工具还允许您安排和自动化任务，例如生成定期报告或在特定时间间隔发送警报。您可以创建自定义问题和交互式仪表板，您的团队可以同时访问它们，这意味着没有人需要担心自己正在使用的版本与他人不同。如果这些仪表板和问题很有用，您可以保存它们以便下周再次参考。这种程度的工作流程标准化可以帮助您的团队更高效地工作，并深入了解您拥有的数据。

灵活交互的可视化

当然，您可以在 Excel 中生成图表，但通过商业智能平台生成的可视化通常更具动态性，并且需要更少的用户格式设置。像 Metabase 这样的商业智能工具的一个好处是，它会预测哪种图表最适合您拥有的数据。如果您的字段是基于位置的，例如经度和纬度，Metabase 知道会生成反映这些数据的地理地图。一旦您拥有这些图表，商业智能工具允许您和您的团队以不同的方式与它们交互，因此您可以执行诸如对图表进行下钻操作以了解有关特定范围或值的更多信息。

通过权限保障安全

为不同的数据库和表格授予特定权限的能力，对于许多在其数据分析工作流程中添加商业智能平台的组织来说，是一个很大的吸引力。虽然您总是可以对 Excel 工作表进行密码保护，但这远非万无一失的安全措施。如果您需要保护某些表格不被查看，只授予组织内特定部门写入权限，或限制人们可以对您的数据提出哪些问题，那么商业智能工具是您的最佳选择。